Cómo organizar los archivos en papel

April 20

Muchas personas se están ahogando en las pilas de papel que parece estar tomando sobre sus vidas. Este papel viene de todas partes: el correo, papeles de trabajo, documentos escolares, formularios de impuestos y aún de arte infantil. Sabemos que tenemos que organizar estos documentos de alguna manera, pero la tarea puede parecer abrumadora. Algunas pautas pueden ayudar a cualquier persona aplique su «situación» de papel en un sistema más organizado de archivos, donde puede realmente encontrar algo cuando lo necesitan.

Instrucciones

•Face el problema. Se reúnen cada pila de papel, cojines de nota con números de teléfono, Estados de cuenta bancarios, formularios de impuestos y documentos escolares. Configurar bolsas grandes de papel o bolsas de la compra y etiqueta cada uno para iniciar su clasificación. Etiquetado debe aplicarse a su situación de papel. Mira cada pedazo de papel y tomar una decisión--necesario para mantener, tratan o tirar. Si es basura, lo tiran, pero destrozar si tiene información personal en él. Mantente enfocado y asignar cada pedazo de papel un lugar en una bolsa etiquetada.

•Comprar un gabinete de archivos y carpetas de archivo. Tamaño del archivo dependerá de la cantidad de archivos en papel que se termina con y si usted está planeando ampliar su sistema de presentación en el futuro. Trate de comprar un gabinete de archivo que es resistente al fuego. Carpetas de archivo de color funcionan mejor para la organización.

• Tome cada bolsa con los papeles ordenados para que etiquetar y clasificar más. Si su etiqueta era información y facturas domésticas, sería establecer una carpeta para cada área de su hogar. Sería un archivo de pagos de la casa, facturas de electricidad y el seguro. Además, archivos de inicio temas como la garantía del aparato, recibos de compras, mantenimiento de registros y continuar de esa manera. Ordenar cada bolsa de mandado de esta manera hasta que todos han sido ordenadas las bolsas y carpetas de archivo se han establecido para todos los papeles.

•Sort documentos de impuesto a la renta por año. El objetivo será tan pronto como declaraciones de impuestos de un año se terminó, todas las copias de los documentos de vuelta y asociados se pueden poner en una envolvente de hebilla grande y el año de la vuelta se etiqueta claramente en el exterior. Almacenar estas hacia la parte trasera de su gabinete de archivo como estos no se utilizarán de forma diaria o incluso mensual. Sin embargo, tener una envoltura en su diaria presentación área para guardar recibos y la información que se necesitará para hacer los impuestos del año actual cuando llegue el momento. Estarás listo y organizado en impuestos al día.

•Consider todos los aspectos de tu vida. Si su trabajo es un maestro, conservar todo su enseñanza, folletos de clase y estudio de información organizada en archivos etiquetados adecuados, pero separar sus archivos en papel casero y registros. Los archivos de colores realmente pueden ayudar a poder poner las manos rápidamente en el archivo que necesita. Folletos de clase pueden ir todo en archivos de amarillos, mientras que los planes de clase en archivos de azules. Trabajo y el hogar deben estar separados, para que todas las áreas pueden ser organizadas en los archivos de papel apropiado para un fácil acceso. Archivos de colores también pueden utilizarse para ordenar los puestos de trabajo. Por ejemplo, todos los archivos relacionados con la casa están verdes, enseñanza de archivos son rojos y azules archivos ventas del cónyuge. Ayuda si usted tiene varias situaciones de presentación en un área para asignar colores básicos para cada uno.

Mantenga sus archivos en papel y registros actualizados. Una vez que han organizado estos papeles, será más fácil de administrar. Después de hacer su declaración de impuestos para el año, es seguro triturar copias de facturas de servicios públicos y tarjetas de crédito como estos sólo están tomando espacio en los archivos.

•Como todos los importantes documentos legales y documentos, tales como testamentos, certificados de nacimiento, pasaportes, tiro expedientes, certificaciones de stock y cualquier otro documento de extrema importancia para su familia en archivos correctamente etiquetados. Estos archivos deben almacenarse en una caja de depósito incombustible de archivador, caja de seguridad o seguridad.

Consejos y advertencias

  • Tomarse el tiempo para organizar sus archivos en papel realmente harán su vida más fácil.

© 2021 Waldhus.com | Contact us: webmaster# waldhus.com